Excel và Google Sheets là những công cụ đặc biệt hữu ích hỗ trợ người dùng tối ưu hóa quá trình làm việc của mình. Nó cung cấp nhiều tính năng cho phép người dùng trình bày và xử lý bảng tính của mình khoa học hơn. Trong đó tính năng tạo list trong Excel được sử dụng phổ biến giúp bạn tạo một danh sách thả xuống các lựa chọn để bạn có thể chọn trực tiếp dữ liệu mà không phải nhập nó. Vậy làm cách nào để tạo drop list trong Excel, hãy cùng VJ360 tìm hiểu ngay qua bài viết sau nhé!
Cách tạo list và tùy chỉnh danh sách thả xuống trong Excel
Việc tạo drop list trong Excel hay còn được gọi là danh sách thả xuống trong các ô tính sẽ đặc biệt hữu ích khi người dùng muốn tạo các danh mục tùy chọn. Danh sách Drop List này thường là các dữ liệu dạng giới tính, ngành nghề, nơi ở, danh hiệu… Và việc xổ xuống dữ liệu sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức cho việc nhập lại những dữ liệu trùng lặp.
Cách tạo list trong Excel
Để tạo list box trong Excel, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Nhập dữ liệu mà bạn muốn tạo danh sách xổ xuống vào một khu vực trống trên trang tính. Chọn ô tính mà bạn cần tạo list chọn trong Excel. Sau đó chọn “Data” và chọn “Data Validation”.
Bước 2: Hộp thoại Data Validation xuất hiện. Tại tab “Settings”, chọn “List” trong mục Allow.
Tiếp đến tại mục Sources, chọn vùng dữ liệu xổ xuống có sẵn bạn đã tạo trên trang tính.
Bước 3: Cuối cùng nhấn OK để tạo list trong Excel trên ô tính bạn đã chọn.
Bên cạnh đó, để sao chép danh sách xổ xuống trên các ô tính khác trong cột, bạn chỉ cần kéo xuống để nhận kết quả tương tự. Lúc này tại các ô tính, bạn chỉ cần nhấn chọn dữ liệu thích hợp mà không cần phải mất công nhập lại chúng.
Ngoài ra, nếu trang tính của bạn phải dùng đến nhiều Drop List khác nhau (các vùng dữ liệu có thuộc tính khác nhau), bạn sẽ cần đặt tên cho vùng Drop List để quản lý và sử dụng chúng tiện lợi hơn. Ví dụ như việc bạn muốn sửa vùng dữ liệu hay sửa tên hoặc xóa Drop List. Và để đặt tên cho Drop List, bạn thực hiện như sau:
- Chọn vùng dữ liệu mà bạn muốn tạo và đặt tên cho Drop List.
- Đi đến mục Formulas. Sau đó chọn Define Name.
- Nhập tên cho vùng dữ liệu trong phần Name. Lưu ý bạn cần đặt tên của vùng dữ liệu giống với tên cột của dữ liệu nhưng không có khoảng trắng giữa các chữ.
- Nhấn OK để hoàn thành.
Cách tùy chỉnh danh sách thả xuống trong Excel
Copy và Paste Drop List
Khác với các dữ liệu thông thường trên trang tính, để sao chép các ô tính chứa danh sách xổ xuống sang một vị trí khác, bạn thực hiện như sau:
Bước 1: Chọn ô tính có chứa định dạng Drop List. Nhấn chuột phải và chọn Copy (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrol + C).
Bước 2: Chọn vị trí bạn muốn chuyển Drop List sang. Nhấn chuột phải vào ô tính đó và chọn Paste Special…
Bước 3: Trong mục Paste, bạn tích chọn Validation. Sau đó nhấn OK.
Chỉnh sửa vùng dữ liệu tạo Drop List
Để thay đổi cũng như chỉnh sửa vùng dữ liệu tạo Drop List, bạn thực hiện:
Bước 1: Đi đến mục Formulas và chọn Name Manager.
Bước 2: Hộp thoại Name Manager xuất hiện, bạn có thể sửa tên hoặc xóa vùng dữ liệu tại mục Edit và Delete tương ứng.
Hoặc nếu bạn muốn thay đổi vùng dữ liệu, nhấn chọn ký hiệu mũi tên hướng lên và tham chiếu tới vùng dữ liệu bạn muốn thay đổi.
Xóa Drop List trong Excel
Để xóa danh sách thả xuống, bạn thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Chọn ô đã tạo list trong Excel > Click vào mục Data > Chọn Data Validation.
Bước 2: Nhấn chọn Clear All. Cuối cùng click chọn OK để hoàn thành xóa Drop List.
Cách tạo Drop List trong Google Sheet
Google Sheets là phiên bản trực tuyến của Excel. Các tính năng và công cụ trên hai ứng dụng này là tương tự nhau, chỉ khác Google Sheets sẽ tự động lưu lại dữ liệu của bạn trên dịch vụ đám mây. Trong khi đó, với Microsoft Excel bạn sẽ phải lưu lại file sau mỗi lần chỉnh sửa, đồng thời nó cũng sẽ làm tiêu tốn một phần tài nguyên của máy tính cho việc lưu trữ. Vì vậy với những ưu điểm mà Google Sheets sở hữu, công cụ này ngày càng được ưa chuộng và sử dụng rộng rãi.
Tạo list trong Google Sheet với dữ liệu có sẵn
Việc tạo drop list trong google sheet cũng tương tự như trong Excel, bạn có thể thực hiện như sau:
Bước 1: Chọn một hoặc nhiều ô tính bạn muốn tạo Drop List ở đó. Tiếp đến chọn mục Dữ liệu > Chọn Xác thực dữ liệu.
Bước 2: Trong mục “Tiêu chí” chọn “Danh sách từ một dải ô”. Sau đó, nhấn chọn biểu tượng ô lưới bên cạnh.
Bước 3: Chọn vùng dữ liệu có sẵn mà bạn muốn tạo danh sách thả xuống và nhấn OK.
Bước 4: Tại mục “Đối với dữ liệu không hợp lệ” bạn tích chọn “Từ chối dữ liệu nhập”.
Bước 5: Nhấn Lưu để tạo list trong Excel phiên bản online.
Tạo list trong Google Sheet bằng cách tự nhập
Ngoài cách sử dụng vùng dữ liệu đã được nhập trước trên trang tính, bạn cũng có thể nhập trực tiếp các dữ liệu này trong quá trình thiết lập Drop List như sau:
Bước 1: Tương tự bạn chọn một ô hoặc nhiều ô cần tạo danh sách thả xuống. Tiếp đó, chọn Dữ liệu và chọn Xác thực dữ liệu.
Bước 2: Trong mục Tiêu chí, bạn lựa chọn “Danh sách mục”. Tiếp đến, tại box bên cạnh bạn nhập các dữ liệu số hoặc văn bản và các giá trị này phải cách nhau bằng dấu phẩy.
Tích chọn “Hiển thị danh sách thả xuống trong ô” và chọn “Từ chối dữ liệu nhập” trong mục “Đối với dữ liệu không hợp lệ”.
Bên cạnh đó, nếu muốn xóa các ô tính đã được tạo Drop List, bạn cũng có thể thực hiện nhanh chóng bằng cách: Chọn các ô tính có định dạng Drop List đã được tạo > Chọn Dữ Liệu > Chọn Xác thực dữ liệu > Nhấn Xóa xác thực. Khi đó tất cả các ô tính chứa danh sách thả xuống đều được xóa hoàn toàn.
Bước 3: Cuối cùng nhấn Lưu để hoàn thành.
Trên đây là hướng dẫn chi tiết về cách tạo list trong Excel và Google Sheets. Hi vọng với những chia sẻ này sẽ giúp người dùng thực hiện thành công việc tạo danh sách thả xuống để hỗ trợ công việc của mình tối ưu nhất. Chúc bạn thành công!
