Việc sử dụng mail trong học tập, công việc ngày càng trở niên phổ biến trong cuộc sống công nghệ hiện đại nhờ tính đơn giản, dễ hiểu, an toàn và nhanh chóng. Mặc dù cách sử dụng khá đơn giản nhưng có hai khái niệm về cc và bcc trong gmail dễ khiến người dùng nhầm lẫn khi gửi mail. Vậy hôm nay hãy cùng tìm hiểu CC và BCC trong gmail là gì, cũng như cách sử dụng hai phương thức này.
CC và BCC trong Gmail là gì?
Nếu từng gửi mail, chắc hẳn bạn đã bắt gặp hai trường ngay bên cạnh trường “To”: CC và BCC. Hiểu một cách đơn giản thì CC và BCC là hai cách bạn có thể bao gồm nhiều người hơn với tư cách là người nhận trong email. Tuy nhiên, trên thực tế rất ít người phân biệt được hai kiểu gửi thư cơ bản này. Vậy CC và BCC trong Gmail là gì?
CC trong Gmail là gì?
Khi gửi email, CC là từ viết tắt của “carbon copy”. Quay trở lại những ngày trước khi có internet và email, để tạo một bản sao của bức thư đang viết, người ta phải đặt giấy than giữa tờ giấy đang viết và tờ giấy sẽ là bản sao của bạn.
Cũng cách tạo bản sao vật lý trước đây, CC là một cách dễ dàng để gửi bản sao của email cho người khác. Nếu bạn đã từng nhận được một email đã được CC, bạn có thể nhận thấy rằng bức thư này sẽ được gửi đến bạn và một danh sách những người khác cũng đã được CC.
Bạn cần phân biệt rõ hành động gửi mail và cc mail cho người khác:
- Khi bạn gửi email cho ai đó, thường là để khiến người nhận hành động. Đó có thể là một hóa đơn, yêu cầu trợ giúp, đơn xin việc,… Trong trường hợp này, người nhận sẽ là người chủ động trong cuộc trò chuyện.
- Khi bạn CC mail cho một ai đó tức là bạn đang chia sẻ thông tin có thể liên quan đến họ, nhưng họ không bắt buộc phải hành động.
Đây là cách đơn giản giúp bạn hiểu được sự khác biệt giữa việc gửi email cho ai đó với việc CC email cho họ. Tuy nhiên, có một điều bạn cần nhớ là mọi email đều phải có người nhận. Bạn không thể chỉ CC mọi người vào mà không gửi cho một đối tượng cụ thể.
BCC trong Gmail là gì?
BCC là viết tắt của “blind carbon copy”. Giống như CC, BCC cũng là một cách để bạn gửi bản sao của email cho người khác. Sự khác biệt giữa hai phương thức này là trong khi bạn có thể thấy danh sách người nhận khi CC được sử dụng, thì đó không phải là trường hợp của BCC. Đây được gọi là “bản sao mù” vì những người nhận khác sẽ không thể thấy những người cùng nhận bản sao email giống họ.
Có một số lý do khi người gửi chọn phương thức BCC mail nhưng lý do chủ yếu vẫn là bảo vệ dữ liệu hoặc chỉ đơn giản là bạn không muốn tất cả những người nhận xem danh sách đầy đủ.
Cách sử dụng CC trong Gmail
Việc sử dụng CC là một vấn đề gây tranh cãi, vì cách thức hoạt động khá giống việc bạn thêm nhiều người nhận vào trường “To” khi gửi mail.
Trường hợp nên CC Email
Có một nguyên tắc chung khi sử dụng mail là trường “To” được dành riêng cho những người nhận chính của email ấy. Các đối tượng quan tâm khác có thể được đưa vào dưới dạng CC để họ có thể có bản sao email. Việc gửi CC cho các bên cũng làm rõ cho tất cả những người liên quan rằng mọi người đã nhận email.
Giả sử bạn muốn sử dụng ngày phép và cần viết mail gửi cấp trên. Khi bạn gửi email cho sếp là bạn muốn hành động còn việc bạn CC mail cho những người liên quan là cung cấp thông tin cho họ về việc bạn nghỉ phép.
Bạn có thể hình dung hai hành động này như sau:
- Bạn gửi email cho sếp của mình, người sẽ phê duyệt email (Hành động)
- Bạn CC cho đối tác chia sẻ công việc của mình để cho họ biết (Chia sẻ thông tin)
Trong trường hợp này, sếp của bạn sẽ phải trả lời nên sẽ là đối tượng nhận mail chính (nằm ở trường “To”). Đối tác chia sẻ công việc của bạn có thể phản hồi, nhưng họ không cần phải làm vậy.
Một ví dụ khác khi bạn cần CC cho ai đó là nếu bạn đang gặp vấn đề trong công việc.
- Bạn gửi email cho người mà bạn đang gặp vấn đề (Hành động)
- Bạn CC cho sếp của mình để họ có thể biết chuyện gì đang xảy ra (Chia sẻ thông tin)
Trường hợp không nên CC Mail
Bạn không nên CC tất cả mọi người vào email của mình khi không cần thiết. Bạn chỉ nên CC mọi người vào email khi nội dung có liên quan đến họ. Trước khi CC cho ai đó vào email, hãy tự hỏi liệu họ có ảnh hưởng gì nếu không nhận được thông tin bạn đề cập trong mail. Nếu câu trả lời là không thì bạn có thể không CC họ vào.
Cách gửi Mail CC
Khi có một email cần gửi CC, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:
- Bước 1: Sử dụng máy tính hoặc điện thoại của bạn vào Gmail -> chọn mục Soạn thư -> Nhập tiêu đề của mail, địa chỉ mail người nhận chính
- Bước 2: Tại góc bên phải của cửa sổ soạn mail, hãy bấm chọn trường CC và nhập địa chỉ mail của những người cần được CC
- Bước 3: Soạn nội dung thư và tiến hành gửi như bình thường.
Mục đích của CC trong Gmail là gì?
Vậy mục đích của CC trong gmail là gì? Trường CC đóng một phần quan trọng trong thực hiện gửi email tiêu chuẩn. Hành động CC thể hiện phép lịch sự thông thường khi bạn gửi email đến những người sẽ bị ảnh hưởng bởi thông tin đề cập trong mail nhưng không được giải quyết trực tiếp trong đó. Các email được CC có thể được gửi đi và lưu trữ mà không nhất thiết yêu cầu người được CC hành động.
Cách sử dụng BCC trong Gmail
So với phương thức CC thì BCC có nhiều công dụng hơn. Dưới đây là những trường hợp sử dụng phương thức BCC phổ biến.
Trường hợp nên BCC Mail
Đây là hai trường hợp bạn cần sử dụng phương thức BCC khi gửi mail:
- Khi bạn không muốn người nhận chính biết. Bạn có thể BCC cho người giám sát hoặc bộ phận nhân sự của mình trong email để họ nhận được bản sao email của bạn. Trong trường hợp này, các thành viên khác trong nhóm sẽ nhận được mail, nhưng đồng nghiệp của bạn sẽ không thấy rằng các bên khác đã được đưa vào danh sách người nhận.
- Khi gửi đến một danh sách lớn. Ví dụ: khi bạn gửi email đến danh sách gia đình và bạn bè không biết nhau, hãy nhập địa chỉ của họ vào trường BCC. Email sẽ trông như thể nó đã được gửi riêng cho họ vì sẽ không có bất kỳ ai được liệt kê là CC. Điều này cũng tạo ra một email rõ ràng, vì sẽ không hiển thị một danh sách dài người nhận.
Lưu ý: Nếu bạn đang gửi đến danh sách gửi mail của công ty, hãy đảm bảo rằng bạn sử dụng nền tảng như Campaign Monitor để mail của bạn không bị rơi vào thư mục thư rác và trông chuyên nghiệp hơn.
Cách gửi Mail BCC
Trong trường hợp bạn cần gửi BCC, hãy thực hiện theo các bước sau:
- Bước 1: Tương tự như gửi mail CC, hãy vào mục Soạn thư -> Nhập tiêu đề của mail, địa chỉ mail người nhận chính
- Bước 2: Tại góc bên phải của cửa sổ soạn mail, chọn trường BCC và nhập địa chỉ mail của những người cần được BCC
- Bước 3: Soạn nội dung thư và nhấn gửi.
Mục đích sử dụng BCC
Bạn có thể sẽ thắc mắc mục đích của BCC trong gmail là gì. Có một số lý do chủ yếu khi một người gửi mail dạng BCC:
- Bảo vệ danh tính của danh sách người nhận email
- Cung cấp thông tin cho ai đó về vấn đề nhạy cảm
- Bí mật sao chép mail cho chính bạn
Có lẽ sẽ có nhiều người nghĩ rằng sử dụng BCC là hành động “lén lút” nhưng thực tế không phải vậy. Việc gửi mail dạng BCC sẽ bảo vệ bạn và những người khác trong danh sách nhận email khi được sử dụng một cách thích hợp.
Phân biệt CC và BCC Gmail
Chúng ta có thể phân biệt cơ bản hai phương thức CC và BCC trong Gmail như sau:
- Bản sao CC
- Khi bạn CC một người nhận, mọi người có thể thấy họ đã nhận được email
- Email phải có người nhận chính (bạn không thể gửi email chỉ bằng CC)
- Email này là để cung cấp thông tin, không nhất thiết là để hành động
- Bản sao BCC
- Khi bạn BCC cho một ai đó, họ có thể xem được email ấy
- Người nhận BCC không thể nhìn thấy bất kỳ ai khác đã được BCC
Một số câu hỏi thường gặp về CC và BCC trong Gmail
1. Gửi mail cho nhiều người mà không chọn CC hay BCC có được không?
Khi bạn gửi mail cho nhiều người nhận, nếu mail ấy không chọn trường CC hay BCC thì hệ thống sẽ mặc định gửi dưới phương thức CC.
2. Có thể sử dụng cùng lúc gửi mail CC và BCC trong Gmail không?
Trong một số trường hợp cần thiết, người dùng có thể sử dụng đồng thời cả phương thức CC và BCC khi gửi mail. Khi đó, những người nhận có địa chỉ mail nằm trong trường CC sẽ được hiển thị công khai, còn những địa chỉ mail gửi BCC sẽ được bảo mật thông tin.
3. Nếu bạn CC ai đó, họ có thể xem các email trước đó không?
Khi bạn CC mail cho người khác, họ không thể xem các email trước đó. Người nhận CC của bạn chỉ có thể xem tất cả các email trước đó nếu bạn đưa họ vào một chuỗi email có sẵn. Nếu bạn muốn họ thấy các email cũ, hãy tiếp tục CC cho chúng. Nếu bạn không muốn họ thấy, hãy bắt đầu một chuỗi email mới.
Hy vọng thông qua bài viết, bạn đọc đã hiểu được chính xác về CC và BCC trong Gmail là gì cũng như cách sử dụng và phân biệt 2 phương thức gửi mail thông dụng này. Tùy vào mục đích gửi mail mà chúng ta có thể áp dụng linh hoạt gửi mail CC và gửi mail BCC cho phù hợp.
