Microsoft Outlook là một phần mềm được sử dụng để gửi và nhận email. Bên cạnh đó nó cũng được sử dụng để quản lý nhiều loại dữ liệu cá nhân khác nhau. Hiện nay có hàng triệu người sử dụng Microsoft Outlook nhưng không phải ai cũng hiểu và nắm rõ những tính năng của Outlook. Vậy phần mềm Microsoft Outlook là gì? Nó có những tính năng và ưu điểm gì so với Gmail, hãy cùng VJ360 khám phá trong bài viết này nhé!
Microsoft Outlook là gì?
Microsoft Outlook được giới thiệu vào năm 1997 và được bao gồm trong Microsoft Office 97. Outlook Express được bao gồm trong Windows XP và là phiên bản miễn phí duy nhất. Kể từ đó, Microsoft đã phát hành nhiều phiên bản cập nhật, mỗi phiên bản đều được cải tiến các tính năng so với phiên bản trước đó.
Outlook được bao gồm trong nhiều bộ ứng dụng Microsoft Office bao gồm Office 2010, 2013 và 2016 và Microsoft 365. Tuy nhiên không phải tất cả các phiên bản đều bao gồm Outlook. Outlook được thiết kế để hoạt động như một trình quản lí thông tin cá nhân độc lập, quản lí email, lịch, danh bạ, công việc,… Outlook giúp bạn giao tiếp thông qua email, hỗ trợ qua điện thoại và khả năng lập lịch nhóm. Bên cạnh đó, Outlook cũng cho phép chia sẻ thông tin bằng các thư mục công cộng, biểu mẫu và kết nối Internet.
Khi sử dụng Microsoft Outlook, bạn có thể đồng bộ hóa dữ liệu cá nhân với điện thoại, máy tính và các thiết bị khác bằng tài khoản Microsoft. Phần mềm này cho phép sắp xếp các email vào các thư mục theo quy tắc của riêng bạn, nhận email công việc và mail cá nhân cùng một ứng dụng Microsoft Outlook.
Tính năng của Microsoft Outlook
Lên lịch email
Microsoft Outlook cung cấp cho người dùng tính năng lên lịch khi gửi email. Tính năng này cho phép bạn lên lịch gửi email vào thời gian mong muốn. Việc lên lịch gửi email sẽ giúp bạn có thể soạn email vào bất cứ thời gian nào và đảm bảo email được gửi đến hộp thư của người nhận vào thời điểm hoàn hảo.
Gắn cờ và phân loại
Nếu bạn nhận được nhiều email trong một ngày, bạn sẽ cần sử dụng tính năng này Outlook để phân loại thư. Bạn có thể gắn cờ vào các email mà bạn cần truy cập hoặc theo dõi giúp tăng hiệu quả cho công việc. Thậm chí, bạn có thể thiết lập hộp thư đến của mình chỉ hiển thị các email gắn cờ. Điều này giúp tiết kiệm thời gian để không phải tìm kiếm các thư quan trọng trong hộp thư đến. Ngoài ra, bạn có thể tạo các danh mục được mã hóa màu tùy chỉnh trên Outlook để sắp xếp hộp thư đến của mình.
Tạo và quản lý các quy tắc
Những quy tắc trong Outlook sẽ hỗ trợ bạn sắp xếp thứ tự email ưu tiên và email phù hợp với công việc. Những quy tắc bạn có thể làm bao gồm: gửi email từ một người cụ thể vào một thư mục riêng biệt, chuyển tiếp một số email nhất định cho người khác trong nhóm, các email spam sẽ được tự động chuyển đến thư mục rác,… Ngoài ra bạn cũng có thể thiết lập cảnh báo đến điện thoại khi đang đợi một việc gì đó khẩn cấp.
Chia sẻ lịch
Outlook cho phép bạn chia sẻ lịch làm việc của mình với đồng nghiệp. Điều này giúp tiết kiệm thời gian khi cần lên lịch họp. Thay vì phải tìm hiểu lịch trình trong email thì bạn chỉ cần xem qua lịch là có thể nắm rõ mọi việc sẽ diễn ra.
Gửi các email tương tự nhanh chóng
Nếu bạn thường xuyên gửi các email tương tự như nhau để mời mọi người tham gia một sự kiện thì phần gửi nhanh của Outlook sẽ giúp bạn lưu văn bản của email sau đó bạn có thể chèn nó vào các tin nhắn sắp tới khi gửi. Ngoài ra, nếu bạn lưu nó dưới dạng văn bản tự động thì lần tới khi bạn bắt đầu viết cùng một nội dung, Outlook sẽ đề xuất văn bản còn lại cho bạn và bạn chỉ cần nhấn Enter để chèn văn bản.
Phím tắt
Phím tắt là một công cụ hiệu quả để bạn sử dụng Outlook. Một số phím tắt bạn nên biết khi sử dụng phần mềm này là:
- Chuyển sang Thư: CTRL + 1
- Chuyển sang Lịch: CTRL + 2
- Chuyển sang Danh bạ: CTRL + 3
- Chuyển sang tác vụ: CTRL + 4
- Đặt lịch hẹn mới: CTRL + SHIFT + A
- Tạo liên hệ mới: CTRL + SHIFT + C
- Bắt đầu một tin nhắn mới: CTRL + SHIFT + M
- Gửi tin nhắn: ALT + S
- Trả lời tin nhắn: CTRL + R
Ưu điểm của Microsoft Outlook
Đăng nhập từ nhiều thiết bị
Microsoft Outlook cho phép người dùng đăng nhập bằng các thiết bị khác nhau từ thiết bị di động đến máy tính để bàn. Người dùng có thể thiết lập đăng nhập tự động khi đăng nhập miễn là thiết bị đăng nhập có kết nối Internet.
Khả năng bảo mật cao
Microsoft Outlook được biết đến là có máy chủ thư được bảo mật tốt. Điều này sẽ giúp giảm thiểu thư rác và bảo vệ bạn khỏi các tệp lừa đảo hay phần mềm độc hại có thể ảnh hưởng đến thiết bị của người dùng. Outlook có thông báo cảnh báo khi bạn gửi hàng loạt email, trước khi muốn gửi hàng loại người dùng phải xác nhận yêu cầu.
Cách cài Microsoft outlook cho máy tính
Để kiểm tra xem bạn đã có phiên bản Outlook trên máy tính hay chưa, bạn có thể tìm kiếm bằng cách vào cửa sổ tìm kiếm và nhập Outlook. Nếu bạn chưa có bộ Microsoft Office bao gồm Outlook, bạn có thể tải phiên bản mới nhất với Microsoft 365. Tuy nhiên, Microsoft 365 là một dịch vụ đăng ký mất phí hàng tháng. Khi đã quyết định mua bạn hãy làm theo các bước cần thiết để tải xuống tệp cài đặt. Khi hoàn tất, hãy chạy chương trình cài đặt và sau đó thiết lập tài khoản Outlook của bạn và bắt đầu nhận, gửi email, sử dụng lịch, danh bạ và làm việc với các tác vụ của Outlook.
Sự khác biệt giữa Outlook và Gmail là gì?
Điểm khác biệt đầu tiên là Gmail là một nhà cung cấp dịch vụ email, hỗ trợ gửi và nhận email. Trong khi đó, Microsoft Outlook là một ứng dụng email sử dụng các dịch vụ của tất cả các nhà cung cấp dịch vụ email. Nếu như trong Gmail chỉ những tài khoản có đuôi @ gmail.com trong tên tài khoản mới có thể được định cấu hình thì với Outlook bạn có thể định cấu hình tài khoản email của mình cho bất kì nhà cung cấp dịch vụ email nào. Đối với việc đánh dấu thư quan trọng cũng có sự khác biệt khi trong Gmail bạn có thể chia nhỏ thư quan trọng bằng biểu tượng dấu sao thì trong Outlook là gán cờ theo các màu sắc khác nhau để thể hiện mức độ quan trọng của thư. Bên cạnh những điểm khác biệt này thì Outlook và Gmail còn có một số điểm khác nhau như việc soạn thư mới, email spam,…
Hy vọng thông qua bài viết này bạn đã hiểu hơn về phần mềm Microsoft Outlook, những tính năng và ưu điểm của phần mềm để có thể ứng dụng, hỗ trợ tốt nhất cho công việc hàng ngày. Để biết thêm nhiều thông tin công nghệ hữu ích hãy thường xuyên truy cập website vj360.vn bạn nhé!
